ENLAZAR HOJAS DE TRABAJO
El concepto enlazar en excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas y combinar los datos. Al enlazar hojas de trabajo estás creando una dependencia de una con aspecto a la otra, teniendo dos conceptos:
- El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
- El libro de trabajo dependiente: Es el que contiene las formulas.
Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir, fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula.
CREAR FORMULAS DE REFERENCIAS EXTERNAS
Para crear fórmulas de referencia externa abre el libro de trabajo fuente y el dependiente, sigue los siguientes pasos.
- Selecciona el libro de trabajo dependiente y selecciona la celda donde quieres incluir la fórmula.
Introduce la fórmula de la forma como siempre lo has hecho, mediante la ficha Formula haz clic en el botón Insertar función en el grupo Biblioteca de funciones.
Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar función, selecciona el tipo de función que vas a insertar y haz clic en Aceptar.
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| En este caso seleccionamos la función Suma. |
En el cuadro Argumentos de función, ingresamos los datos del libro de trabajo fuente para crear la formula, lo puedes realizar de la siguiente manera.
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| Haz clic en la flecha para minimizar el cuadro de diálogo. |
En la ficha vista, en el grupo Ventana selecciona en el botón Cambiar ventanas y haz clic en Libro de trabajo fuente.
El libro de trabajo fuente, puede tener otro nombre que le hayas asignado, en este ejemplo el nombre que se le asigno fue Libro de trabajo fuente.
- Selecciona los datos de la columna A.
- Haz clic sobre la flecha del Argumentos de función.
- Haz clic en aceptar del cuadro de diálogo Argumentos de función.
- Se vera el resultado.
CREAR VÍNCULOS CON LOS DATOS DE ORIGEN
Si en tu libro dependiente quieres ver todos los vínculos del libro fuente, sigue los pasos a continuación descritos.
En la ficha Datos, haz clic en Editar vínculos del grupo Conexiones.
En el cuadro de diálogo Modificar vínculos, puedes ver a que libros están vinculadas las fórmulas.
En la ficha Datos, haz clic en Editar vínculos del grupo Conexiones.
En el cuadro de diálogo Modificar vínculos, puedes ver a que libros están vinculadas las fórmulas.
También puedes realizar lo siguiente.
- Actualizar valores: Actualiza la lista con los vínculos.
- Cambiar origen: Podemos modificar el orden del vínculo seleccionado.
- Abrir origen: Abre el libro del vínculo seleccionado.
- Romper vínculos: Quita los vínculos de las formulas externas.
- Comprobar estado: Comprueba el estado del origen.
CONSOLIDAR HOJAS DE TRABAJO
En ocasiones se tienen varias hojas que contienen datos similares y se desea hacer un resumen de la información o de la combinación de la información de todos los datos.
Por ejemplo, cuando se desean reportar las ventanas de equipo en una empresa, o los gastos en una serie de sucursales.
Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de calculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o especifica.
Por ejemplo, cuando se desean reportar las ventanas de equipo en una empresa, o los gastos en una serie de sucursales.
Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de calculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o especifica.
- Si deseas organizar los datos de todas las hojas de cálculo en orden y ubicación idénticos, entonces debes consolidar la posición.
- Para Organizar los datos de forma diferente en las hojas de cálculo independientes, pero utilizar los mismo rótulos de fila y de columna para que la hoja de cálculo maestra pueda hacer coincidir los datos debe consolidar por categoría.
- Y si quieres utilizar fórmulas con referencias de celdas o referencias 3D a otras hojas de cálculo que estés combinando porque no tienes una posición o categoría coherente en la cual basarte, consolida por formula.
Para consolidar, efectúa los siguientes pasos:
Prepara los datos a consolidar por ejemplo, diferentes sucursales (Norte, Sur y Este).
Abre un nuevo libro para consolidar los datos.
De la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haz clic en Consolidar.
En el cuadro consolidar, haz clic en la ficha
de Referencia para minimizar el cuadro de diálogo y que puedas seleccionar los datos de otros libros.
de Referencia para minimizar el cuadro de diálogo y que puedas seleccionar los datos de otros libros.
En la ficha Vista, en el grupo Ventana, selecciona en el botín Cambiar ventanas y haz clic en Libro 1.
Al ver el Libro 1 selecciona todos los datos incluidas las cabeceras.
Vuelve a hacer clic en la ficha
de Consolidar para ver el cuadro de diálogo completo.
de Consolidar para ver el cuadro de diálogo completo.
En el cuadro de diálogo Consolidar haz clic en Agregar.
Repite estos pasos para agregar las otras tablas.
Haz clic en la casilla Fila superior y Columna izquierda.
Pulsa Aceptar.
Se verá el resultado de consolidar los datos.
Te mostramos una opción quizá más entendible de Enlazar y consolidar hojas de trabajo. ¡Espero te sirva!
