Formatos de informes
Los informes creados por Access 2010 pertenecen a uno de estos cinco tipos básicos:
- Los informes justificados:
Imprimen en una columna de cuadros de texto los valores de casa registro de una tabla o consulta. - Los informes tabulares:
Presentan una columna para cada campo de la tabla o consulta e imprimen los valores de los registros en las filas situadas bajo el encabezado de las columnas. - Los informes de varias columnas:
Se crean a partir de informes de una columna incluyendo varias columnas en una misma página. - Los informes de grupos y totales:Son muy utilizados para agrupar los registros y resumir la información imprimiendo subtotales y totales.
- Las etiquetas postales:
Son un tipo especial de informe. Se utilizan para imprimir nombres y direcciones (u otros datos) en grupo.
Propiedades, secciones y controles del informe
En Access las propiedades se utilizan para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Para establecer propiedades de distintos elementos de un informe o del informe en su totalidad, realiza los siguientes pasos:
Abre un informe en la vista Diseño del grupo Informes de la ficha Crear
La opción Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño donde podrá ir incorporando los distintos objetos que quieres que aparezcan en el. Este método no es el más usual, ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un auto informe o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a tus necesidades.
El Asistente para informes utiliza un asistente que te guiará pasa por paso en la creación del informe.
La opción Informe, consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos, de la tabla o consulta seleccionada en el panel de Exploración.
Informe en blanco, abre un informe en la vista Presentación.
Crear informes utilizando el asistente o la vista diseño
Existe una forma muy rápida y cómoda para crear un informe. El uso de un asistente permite organizar rápidamente todos los controles en el informe y proceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado.
Para iniciar el asiste para informes, haz clic en el botón Asistente para informes, en el grupo Informes de la ficha Crear.
En la primera ventana podrás seleccionar la tabla o consulta que quieres utilizar para el informe, además de los campos necesarios.
Al agrupar los campos aparecerán como registros en el informe, puedes añadir una cabecera y pie de grupo; el pie de grupo se vera como los totales de cada grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, haz clic en el campo que
quieres asignar un nivel y pulsa el botón.
En el ejemplo se asigno un nivel de agrupamiento al campo COLONIA.Haz clic en Siguiente, en este cuadro establece un orden para uno o varios campos, este orden que se aplique en los campos será el que se vera en el informe.
Da clic en Siguiente, en este cuadro, asegúrate que estén activadas las casillas: En pasos y Vertical, pulsa Siguiente.
Puedes asignarle un estilo, haz clic en nombre al informe y haz clic en Siguiente.
Para terminar asigna un nombre al informe y haz clic en Finalizar.
Access te mostrará el informe en la vista preliminar.
MODIFICAR EL DISEÑO
Puedes utilizar las herramientas de diseño de informe para construir un informe desde el principio.En general, la tarea de diseño de un informe se basa en las siguientes acciones:
- Alinear el texto, cambiar el ancho de bordes o líneas y aplicar diferentes colores o efectos especiales.
- Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del informe.
- Agregar los controles, cuadro de texto, etiquetas, casillas de verificación, etcétera.
- Aplicar temas para cambiar el aspecto general del informe.
- Insertar fecha, hora y número de páginas.
AGRUPAR Y ORDENAR LOS DATOS
En este vídeo podrás ver como se puede agrupar y ordenar datos.
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